1. Objectif

La présente politique a pour objectif d’offrir un mécanisme clair, confidentiel et sécuritaire permettant à toute personne liée à l’organisation de signaler de bonne foi des actes répréhensibles, illégaux ou contraires aux valeurs et aux politiques de l’organisation. Elle vise à encourager une culture d’intégrité, de transparence et de responsabilité, et à garantir que toute inconduite est identifiée et corrigée rapidement.

2. Portée

Cette politique s’applique à l’ensemble des employés, gestionnaires, membres de la direction, membres du conseil d’administration, fournisseurs, sous-traitants et partenaires commerciaux.

3. Définitions

• Lanceur d’alerte : toute personne qui, de bonne foi, signale une inconduite ou une situation problématique.
  
  

• Signalement : l’action de communiquer des renseignements concernant une activité illégale, non éthique, frauduleuse ou non conforme aux lois et politiques applicables.
  
  

• Représailles : toute mesure négative ou punitive prise à l’encontre d’un lanceur d’alerte en raison de son signalement.
  
  

• Grief : une plainte ou un signalement formel soumis dans le cadre de la présente politique.
  
  

4. Situations pouvant faire l’objet d’un signalement

Sans s’y limiter, les situations suivantes peuvent être signalées :

• Fraude, vol, corruption ou abus de biens de l’organisation.

• Harcèlement, intimidation, discrimination ou violation des droits fondamentaux.

• Non-conformité aux lois, règlements ou obligations environnementales.

• Manquements graves aux politiques internes, au code d’éthique ou aux obligations contractuelles.

• Toute activité mettant en danger la santé, la sécurité, l’intégrité d’une personne ou l’environnement.

5. Mécanismes de signalement

Les signalements peuvent être effectués par les canaux suivants :

• Courriel confidentiel adressé à celine@kotmo.ca

• Rencontre confidentielle avec le responsable de la conformité, des ressources humaines ou toute autre personne désignée.

Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme, bien que l’identification puisse faciliter l’enquête.

6. Étapes de traitement d’un signalement ou grief

1. Accusé de réception
   Un accusé de réception est transmis au lanceur d’alerte dans un délai de 5 jours ouvrables suivant la réception du signalement (sauf s’il est anonyme).
   
   

2. Analyse préliminaire
   Une première évaluation est effectuée pour déterminer si le grief est recevable et relève de la présente politique. Cette étape doit être complétée dans un délai approximatif de 10 jours ouvrables.
   Si le signalement n’est pas jugé valide ou pertinent, une justification écrite sera fournie à la personne qui l’a soumis (dans la mesure où son identité est connue).
   
   

3. Enquête
   Si le signalement est jugé recevable, une enquête impartiale est ouverte par le responsable désigné ou par un tiers indépendant.
   L’enquête vise à recueillir les faits, analyser les preuves et évaluer la gravité de la situation.
   Cette étape doit idéalement être complétée dans un délai de 30 jours ouvrables, ou plus si la complexité du dossier l’exige.
   
   

4. Décision et mesures correctives
   Les résultats de l’enquête sont évalués par la direction ou le comité désigné.
   Des mesures correctives sont mises en place, le cas échéant, et communiquées au lanceur d’alerte dans la mesure du possible.
   Si aucun manquement n’est constaté, une justification claire est fournie à la personne qui a soumis le grief.
   
   

5. Clôture du dossier
   Un dossier complet est consigné, incluant la nature du signalement, les étapes suivies, les délais, les conclusions et les actions prises.

7. Protection contre les représailles

• Aucun employé ou partenaire ne subira de représailles pour avoir effectué un signalement de bonne foi.

• Les représailles constituent une violation grave de la présente politique et entraîneront des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement ou à la rupture de contrat.

8. Confidentialité

• L’identité du lanceur d’alerte sera protégée et demeurera confidentielle, sauf si la loi exige sa divulgation.

• Les renseignements liés à l’enquête seront partagés uniquement avec les personnes dont l’intervention est nécessaire.

9. Responsabilités de l’organisation

L’organisation s’engage à :

• Assurer un environnement de travail où les signalements peuvent être faits en toute sécurité.

• Sensibiliser et former régulièrement les employés et gestionnaires à cette politique.

• Respecter les délais de traitement et fournir des réponses motivées aux plaignants.

• Réviser périodiquement la politique afin d’en assurer la pertinence et l’efficacité.

10. Entrée en vigueur et révision

La présente politique entre en vigueur à compter du 1er octobre 2024. Elle sera revue tous les deux ans, ou plus fréquemment si nécessaire, afin de refléter l’évolution des meilleures pratiques et des exigences légales applicables.